De stad als metafoor voor het digitale bedrijf

Veranderen? Een eitje

Zo moeilijk kan dat toch niet zijn? Als enterprise architect moet ik uitspraken doen over het complexe IT-landschap van een bedrijf. Aan de buitenkant is het niet zichtbaar, maar binnenin dat IT-landschap praten heel veel IT-systemen met elkaar en voeren op die manier allerlei bedrijfsprocessen uit.  Ik moet precies vertellen wat je daar aan moet veranderen om een toekomstig doel te bereiken. Eitje!

Nou, niet dus. Als enterprise architect praat ik al gauw teveel IT-termen en gebruiken ik te technische schema's. Zo kan ik niet de juiste discussies voeren, maar dat is wel belangrijk, want het IT-landschap van een bedrijf vertegenwoordigd een groot deel van de bedrijfsactiviteiten. Dit moet niet een discussie worden met alleen maar de IT-afdeling, maar ook met de betrokken bedrijfsafdelingen.

In mijn vorige blog heb ik de uitdaging van de enterprise architectuur besproken. Nu ga ik eens kijken hoe we het digitale bedrijf zo kunnen uittekenen dat het wel bespreekbaar wordt.

‘Everything is connected’

In het gemiddelde IT-landschap van een bedrijf hebben we onderhand alles met alles verbonden. Onze klant-systemen zijn verbonden met ons financiële systemen, maar ook onze call-center en e-mail systemen zijn verbonden. We hebben talloze verbindingen met partner bedrijven, dat kunnen leveranciers zijn, distributeurs, dienstverleners, afnemers, etc. Om dit mogelijk te maken hebben we een woud aan technische systemen die deze communicatie en computer kracht verdelen en beschikbaar maken. Dit alles is doorspekt met beveiligingsmaatregelen. Maar aan de ‘buitenkant’ is voor de meeste van ons hier niets van te zien.

Bij grote wijzigingen op dit IT-landschap zal een enterprise architect vertellen dat het een complexe operatie wordt die veel tijd in beslag gaat nemen en dat er onderweg nog veel bedrijfskeuzes gemaakt moeten worden. Maar met zo’n boodschap haakt iedereen af en zal de enterprise architect zijn doel niet halen, namelijk het bedrijf helpen complexe uitdagingen aan te pakken.

We haken af bij complexiteit

Het probleem waar we tegenaan lopen is dat we als mens bij teveel complexiteit afhaken. Het brengt ons in verwarring en we hebben het idee dat we niet opschieten omdat we nog geen concrete antwoorden krijgen op wat er moet gebeuren.  De vraag is hoe we iets wat complex en onzichtbaar is toch inzichtelijk kunnen maken zodat mensen weer in discussie gaan over de uitdagingen die er spelen.

Hoe maken we het bespreekbaar

Om de onzichtbare bedrijvigheid in de IT-systemen zichtbaar te maken kunnen we de stad als metafoor gebruiken voor het bedrijf en zijn IT-systemen. Ten eerste kunnen we de IT-systemen zichtbaar maken als bedrijven en voorzieningen in de stad. Ten tweede kunnen we de IT-informatiestromen zichtbaar maken als het verkeer in de stad. En ten derde kunnen we de uitdagingen van het aanpassen van het IT-landschap vertalen naar de uitdagingen van de groei van de stad.

Een stad is iets wat iedereen zich wel kan inbeelden, de discussies kunnen daarmee concreter maar ook leuker worden. We vinden het leuk om met de uitdagingen van een stad aan de gang te gaan, denk maar aan een spel als SimCity.

Vertaling naar objecten in de stad

IT-systemen zien we nu vaak als een aparte entiteit die we gebruiken, of die automatisch zijn werk doet. We bekijken het IT-systeem afstandelijk. Maar het is de combinatie van mensen en IT-systemen die de diensten van het bedrijf levert. 

Bijvoorbeeld: op een financiële afdeling zorgt een IT-systeem automatisch voor facturatie en betalingen. Maar de medewerkers zorgen in samenwerking met het IT-systeem voor de uitzonderingen, de vragen en de overzichten. En in samenwerking met IT-medewerkers worden aanpassingen aan het financiële proces gedaan in het IT-systeem. De combinatie van IT-systemen en mensen levert samen de complete financiële dienstverlening binnen het bedrijf.

In de metafoor met de stad stellen we ons de combinatie van mensen en IT-systeem voor als een fysieke bedrijf in een stad. Dan is het financieel IT-systeem het financiële bedrijf geworden en de medewerkers werken in dat bedrijf aan het leveren van de financiële diensten. Dat doen zijn aan andere bedrijven in de stad (interne IT-systemen) of andere steden (externe IT-systemen).

Als je deze metafoor doortrekt, dan zijn er meerdere bedrijven (combinaties van IT-systemen en medewerkers) in de stad actief, die allemaal diensten aan elkaar of aan bedrijven in andere steden (IT-systemen in andere bedrijven) verlenen.

Vertaling naar het verkeer in de stad

We kunnen het berichten verkeer tussen de IT-systemen vertalen naar het verkeer in de stad. Er rijden continue vrachtauto's heen en weer om berichten bij andere bedrijven af te leveren. De verkeersstromen in de stad staan synoniem voor de bedrijfsprocessen die door de IT-systemen en mensen worden gegenereerd.

Als bedrijven in de metaforische stad willen uitbreiden of verhuizen (een nieuw IT-systeem  aanschaffen), dan moeten ze rekening houden met alle bedrijven die diensten van hen afnemen, of diensten aan hen leveren.

Als de stad de infrastructuur aanpakt (netwerk en technische voorzieningen) dan liggen de straten tijdelijk open. Daarom moet er op tijd een omleidingsroute worden bedacht zodat de bedrijven de hun diensten nog wel aan kunnen beiden.

Vertaling naar de uitdagingen van de stad

Het stadsbestuur (bestuur) moet een evenwicht zien te vinden tussen veel verschillende belangen. Bedrijven (mens/systeem combinaties) willen uitbreiden en innoveren. Ze moet het onderhoud van de oude binnenstad (oude IT-systemen (Legacy)) op peil houden. Maar ze moet ook zorgen dat de politie op sterkte is (beveiliging). Daarnaast heeft het stadsbestuur de ambitie dat de stad zich ontwikkeld als toeristenstad (bedrijfsstrategie selfservice). 

Dan zij er nog de bewoners in huurhuizen (PC op de werkplek) die klagen dat deze echt niet meer van deze tijd zijn, terwijl de meer kapitaalkrachtige bewoners klagen dat ze hun eigen villa niet mogen neerzetten (bring your own device) vanwege alle regelgeving (beveiliging).

De veranderingen in de stad kennen door alle afhankelijkheden een zekere traagheid. Kijk maar eens naar de renovatie van het stations gebied in Utrecht. Deze traagheid komt ook naar boven in een bedrijf wat in grote mate geautomatiseerd is en vele koppelingen tussen zijn IT-systemen actief heeft. Renoveer maar eens het core IT-systeem van een bedrijf als KLM.

Als laatste kennen de stad en het moderne bedrijf allebei dezelfde uitdagingen bij lange termijn plannen. Ze worden onverwachts beïnvloed door maatschappelijke en technische ontwikkelingen en het is nooit af.

Samenvattend

De complexiteit en de dynamiek van het IT-landschap van een bedrijf is als metafoor te vertalen naar de fysieke wereld van de stad, inclusief de uitdagingen om dit te beheersen en te besturen.

Deze metafoor geeft een begrijpelijke basis om iedereen binnen een bedrijf mee te nemen in de discussie over de veranderingen die het bedrijf wil doorvoeren. Mensen gaan de complexiteit en de tijdslijnen begrijpen. Als duidelijk is waaraan gewerkt wordt en hoe we daarvan afhankelijk zijn, dan kunnen initiatiefnemers van verschillende veranderingen bepalen wanneer en hoe zij op elkaar inspelen of hoe zij met elkaar zouden kunnen samenwerken.

Hoe mooi zou het zijn als we dit echt in een SimCity Enterprise architectuur modeleringstool zouden kunnen laten zien, inclusief bewegende beelden van de actieve bedrijfsprocessen. Dan zijn we net zo ver als de makelaar die het nog te bouwen huis aan je laat zien via een virtual reality bril.

Tot slot, de stad als metafoor biedt ook mogelijkheden om na te denken over een meer dynamische besturing van een bedrijf. Maar dat is iets voor een volgende blog.